Comment optimiser la gestion des achats avec un logiciel ERP

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des achats ?

Le logiciel de gestion des achats est généralement un ERP qui se charge d'effectuer le contrôle des dépenses et intègre tous les détails des processus d'achat dans une seule solution pour une gestion plus facile, plus directe et plus intuitive. Il s'agit donc d'un outil qui peut aider à gérer efficacement les dépenses par département, par projet ou même par personne au sein d'un effectif.

En outre, c'est un outil qui nous permet de gérer de manière centralisée toutes les opérations qui ont trait à l'achat et à l’approvisionnement de tout ce qui est nécessaire à l’exercice de notre activité. Cela se fait depuis la signature du contact avec les fournisseurs jusqu'au moment de la vente et de la facturation.

Le « Workflow » de ses solutions logicielles fait partie de ces concepts qui intéressent de plus en plus les PME. Il permet de modéliser un flux de décision ou de diffusion d’information dans l’entreprise. Par exemple, le passage d’achats pour des montants supérieurs à un seuil devrait passer dans les mains du responsable des achats. L’ERP affiche les demandes d’achats pour le responsable et celui-ci peut les valider ou les rejeter le cas échéant.

Comment optimiser la gestion des achats avec un ERP ?

Après avoir défini ce qu'est un ERP, nous allons maintenant aborder les mesures à prendre pour optimiser la gestion des achats à l’aide de ces systèmes, mais avant, nous devons définir ce que c’est que la gestion des achats.

Dans la gestion des achats on retrouve les fonctions symétriques à la vente telles que les demandes de prix, gestion tarifaire, commandes, etc. ainsi que la gestion des réapprovisionnements. Cela inclut aussi les achats de sous-traitance.

Différencier les relations avec les fournisseurs et leur gestion.

L’avantage principal d’un logiciel de gestion des achats pour PME c’est qu’il donne la possibilité de gérer les relations avec les fournisseurs tout en assurant qu’elles soient performantes.

Afin d'améliorer la performance de ces relations, nous devons précisément obtenir un flux d'informations continu et constructif par rapport à nos propres fournisseurs. De cette manière, nous pourrons améliorer leur gestion et obtenir une vision globale de l'ensemble.

Améliorer l’approvisionnement stratégique grâce à un progiciel de gestion intégrée pour PME

L’approvisionnement stratégique est un deuxième point sur lequel nous pouvons nous concentrer. Il concerne tous les processus d’innovations visant à améliorer les performances du flux d'approvisionnement.

Il devrait toujours être prioritaire de rendre ces processus accessibles par voie télématique. Parallèlement, il faudra mettre à disposition des collaborateurs des ressources et des programmes de formation concernant les meilleures pratiques.

Donner de la valeur aux activités des achats

Un autre aspect fondamental qu'on peut atteindre avec un logiciel de gestion des achats pour PME est de donner aux activités des achats la valeur qu'elles méritent. De cette façon, nous pouvons comprendre leur valeur pour l'avenir et, en même temps, nous assurer que le fruit de notre analyse et de l'attention que nous leur portons est transmis à d'autres groupes de travail. Autrement dit, il s'agit de prioriser les activités des achats de l'entreprise et d'essayer de les optimiser dans la mesure du possible.

Solutions logicielles de gestion des achats pour PME : appréciez l'importance de la technologie

Une autre subtilité essentielle que nous devons prendre en compte pour comprendre l'importance des progiciels de gestion des achats pour PME est d’apprécier le rôle de la technologie elle-même. Il ne s'agit pas seulement de mettre en place une solution logicielle pour gérer les achats de votre PME, mais de changer votre approche à l’égard de l’intégration de la technologie à votre activité.

Brièvement, nous pouvons dire que l'optimisation des processus d’achats doit commencer par un changement de la culture entrepreneuriale. Celle-ci doit à son tour inclure tout ce qui est nécessaire pour pouvoir bénéficier d'une innovation constante.

Rester informé

Il s'agit d'un autre point fondamental de la gestion des achats par un ERP pour PME. En effet, l’ERP vous permet d'être au courant des mouvements du marché : un processus qui comprend, par exemple, les goûts et le comportement des consommateurs, les études de marché ou, en général, les impressions que nous pouvons recueillir auprès de nos clients.

Nous ne devons pas prendre de décisions subjectives, mais toujours nous baser sur le point de vue des clients et plus précisément sur leurs préférences et les tendances générales. Pour ce faire, nous devons également mener à bien un processus de rapprochement et de comparaison de données afin de prendre des décisions basées sur des analyses.

Choisir les bons fournisseurs

Pour une gestion optimale de nos achats, il est indispensable de choisir les fournisseurs de façon judicieuse. Ce choix doit être en accord avec les objectifs que nous avons fixés dans notre entreprise. Quelquefois, et surtout pour être en accord avec les points que nous avons mentionnés précédemment, il peut s’avérer nécessaire de changer de fournisseur et d'en choisir un qui corresponde mieux à notre vision de l'entreprise.

Plusieurs entreprises ont été particulièrement touchées par ce processus de digitalisation : elles ont dû changer de fournisseur et opter pour celui qui s’adapte à leurs propres processus afin d’affronter les défis du XXIe siècle avec l'aide de la technologie.

Mettre en œuvre l’approvisionnement intelligent

Un autre point essentiel en matière de gestion des achats est de s'assurer qu'une entreprise dispose d'un flux de stock aussi efficace que possible. Il s'agit d'adopter une vision stratégique des achats. Ainsi, une entreprise doit fonctionner conformément à ses objectifs stratégiques, ainsi qu'à ses objectifs de service à la clientèle.

En ce sens, nous devons analyser et réduire autant que possible les délais, les distances et, en général, les ressources disponibles pour l’approvisionnement de notre PME. Toutefois, nous devons rechercher un équilibre dans lequel les investissements sont conformes à nos besoins. Stratégiquement, le surinvestissement n'est pas non plus une bonne façon de gérer une entreprise.

Nous espérons que ces conseils pour une meilleure gestion des achats vous seront utiles. N'oubliez pas qu'ils font tous partie du processus de transformation digitale auquel les entreprises doivent se soumettre. C'est pourquoi nous vous encourageons à vous informer directement sur tous les processus liés à la technologie dans votre secteur en général et dans votre entreprise en particulier, toujours auprès de professionnels comme SEIDOR.