Què ens ofereix la facturació electrònica a Espanya?

Aquesta nova legislació comporta canvis que afecten el procés de facturació de les empreses i els autònoms. Principalment, establirà l'obligació de fer facturació electrònica entre totes les empreses.

Un cop llegit l'article 12, es plantegen diversos dubtes sobre les obligacions que haurem de complir amb la nova regulació de la facturació, i sobretot com posar-la en marxa.

Per aclarir els dubtes plantejats, hem d'esperar la publicació completa d'aquesta llei, prevista per a finals del Q1/2023. En aquest moment, es proporcionarà el detall tècnic que caldrà seguir. Un altre termini rellevant és l'inici de l'obligatorietat de la facturació electrònica a Espanya, que serà per a finals del Q1/2024, únicament per a aquelles empreses que facturin més de 8 milions. El 2025, l'obligatorietat serà per a la resta de companyies.

Motiu del canvi

La motivació i les intencions per desenvolupar aquesta nova llei, per part del Ministeri d'Hisenda, són la cerca de l'eficiència i transparència. Tothom té clar que digitalitzar el procés de facturació millora l'eficiència, ja que aporta valor afegit a tots els sectors de l'economia. En segon lloc, busca una transparència superior per al compliment de la Llei de morositat, que té com a objecte combatre la morositat i prevenir abusos en la fixació dels terminis de pagament. Aquesta llei està vigent des de fa més de 10 anys, però no és de compliment generalitzat i, per tant, es busquen mesures per facilitar-ne l'aplicació.

Per tant, la implantació del nou reglament permetrà automatitzar l'intercanvi electrònic de factures entre empreses, donar visibilitat als terminis de pagament i disposar de traçabilitat i transparència per validar el compliment de la normativa actual de morositat.

Punts que ja podem tenir en compte

A Espanya ja es disposa d'un procés de facturació electrònica amb l'Administració pública. Aquest procés es basa en el format de factura FacturaE 3.2.x i el lliurament de factures telemàtiques en un punt general d'entrada anomenat FACE.

Podríem pensar que el nou procés de facturació per al sector privat serà un procés igual o similar, però ja ens han avançat que no se seguirà aquest model.

D'altra banda, la factura en format PDF s'accepta actualment com a factura original i, per tant, com que és un document “digital”, es podria arribar a considerar com a factura electrònica; tanmateix, un altre punt que s'ha avançat és que la factura electrònica haurà de ser un document electrònic estructurat i, en conseqüència, el document electrònic similar al paper no s'acceptarà com a factura electrònica.

Molts altres països, dins i fora de la Unió Europea, ja disposen de facturació electrònica, i altres estan immersos en la seva implantació. Hi ha diversos models de desplegament possible, i en el cas d'Espanya s'utilitzarà la sinergia de l'actual xarxa de proveïdors d'intercanvi electrònic de documents. D'aquesta manera, es pretén proporcionar, amb la suma de totes les infraestructures, la interoperabilitat necessària per a l'intercanvi de factures B2B a Espanya.

El motiu principal d'aquesta decisió és poder conservar la facturació electrònica vigent en el sector privat que opera actualment a través d'aquestes xarxes, com en els sectors de l'automoció o la distribució, entre altres. Això ens porta a interpretar que, igual que ara es permet, amb la nova Llei hi haurà més d'un format de factura electrònica.

Com ens hem de preparar per a la facturació electrònica?

Encara hi ha moltes coses per definir, i hem d'esperar fins a l'alliberament del reglament de la nova Llei a finals del Q1/2023. Aquest reglament especificarà com compartir la informació de l'estat de la factura, a més de: qui haurà de resoldre la identificació dels destinataris, com es gestionaran els annexos i qui seran els responsables de mapejar al format de factura entre l'emissor i receptor, entre molts altres punts.

Del que sí que podem estar segurs és que se'ns exigirà un format estructurat, i que podem preparar el nostre sistema ERP en l'emissió d'un format reconegut i que fàcilment puguem mapejar a altres formats del mercat.

Un gran oblidat que cal tenir en compte amb el canvi per la nova Llei és la recepció de factures, en què realment podem aconseguir una millora en la productivitat.

L'obligatorietat per a bona part d'empreses de facturar mitjançant documents estructurats proporciona una oportunitat d'implementar l'automatització del procés de recepció de factures de forma més simple.

Per fer-ho, haurem de preparar els nostres sistemes informàtics amb el tractament i la comptabilització automàtica de les factures electròniques, agilitzar el tractament d'incidents en factura i digitalitzar el procés d'aprovació intern per tal d'aconseguir un procés d'entrada més ràpid i menys esforç de tractament.

Amb la solució e-Invoicing for SAP by SEIDOR, SEIDOR disposa de tot el que cal per complir les bones pràctiques i la normativa vigent, i té previst incloure-hi les especificacions necessàries per complir les futures, de manera senzilla i segura directament des d'un sistema SAP.

Així, doncs, ens trobem davant d'un canvi rellevant en el tractament de la facturació B2B, que afectarà a mitjà termini la majoria de les empreses amb les quals actualment tenim relació, i és per això que hem d'estar atents a la informació que s'anirà alliberant aquest any i planificar els canvis necessaris per arribar a temps als terminis convinguts.