Implementación de SAP Business One para PYMES: Mitos y realidades

Mito nº 1: es un software con un tiempo elevado de implementación

No es cierto que, necesariamente, se vaya a tardar mucho tiempo en implementar tu ERP. En primer lugar, porque va a depender de cada una de las soluciones existentes; por otra parte, porque disponer de un proveedor especializado que proporciona fiabilidad, y una ayuda especializada para solucionar todas las dudas que se planteen.

El hecho de que SEIDOR One tenga una infraestructura en todo el mundo es especialmente útil para las PYMES. No en vano, hay que tener presente que, muchas veces, la falta de especialización hace necesaria una ayuda externa. Además, contarás con el servicio de una compañía contrastada en el mercado: los 440.000 clientes de SAP Business One en 180 países son la prueba de ello. Por lo tanto, es una opción que genera confianza.

En cualquier caso, y para romper el mito, podemos señalar que el tiempo medio de implementación es de entre 4 y 12 semanas. Esto puede depender del tipo de compañía con la que trabajemos. Si tenemos en cuenta todos los beneficios que comporta su uso, indudablemente es un plazo asumible.

Sin duda alguna, la implementación de SAP Business One, si se compara con otras referencias del mercado, es la más fácil. Y, por otra parte, tiene la ventaja de que se puede aplicar en varios sectores de actividad.

Mito nº 2: es un software muy costoso

Otro de los mitos recurrentes de la mayoría de los clientes de los ERP es su supuesto alto coste. Y nada más lejos de la realidad, si se compara en relación con las ventajas que se conseguirán. Si tenemos en cuenta que esto permitirá mejorar la eficiencia, hacer más en menos tiempo, controlar áreas como el área comercial y encontrar nuevas vías de mercado, es una evidencia que estamos ante una opción muy competitiva.

Con una licencia profesional, podrás acceder a todos los servicios que ofrece SAP: administración, finanzas, CRM, compras, inventario, producción, MRP, Recursos Humanos e informes. Dicho de otra manera, es posible ejecutar todas las acciones en el mismo ERP. Si tienes una empresa de unas ciertas dimensiones o tratas los distintos departamentos por separado, es una vía que te va a interesar porque le sacarás el máximo partido.

Las versiones básicas, de CRM (comercial), logística o financiera, tienen funciones más limitadas y, por lo general, circunscritas a este tipo de módulos. No obstante, hay que recordar que se pueden contratar más módulos según la necesidad. Este supuesto es recomendable si lo que quieres es ahorrar y enfocarte en aquellas funciones que, efectivamente, vas a llevar a cabo.

Mito nº 3: la implementación necesita personal adicional

El tercer mito es que la implementación de estos ERP necesita a varias personas. Tampoco es verdad, y va a depender, fundamentalmente, de cada tipo de empresa y de software.

La implementación de SAP Business One es accesible y el proceso de aprendizaje del personal para utilizarlo es rápido. Por lo tanto, no deberías necesitar personal adicional para poner en marcha el ERP, más allá de la necesaria formación de tu equipo, que puedes finalizar en poco tiempo. Se calcula que en pocas semanas puedes hacer la transición completa. Como es fácil de implementar, también es fácil trabajar con esta herramienta.

Hay otro aspecto que simplifica el trabajo: no solo tendrás acceso al software SAP Business One, sino que has de saber que somos partners de Microsoft, IBM y Adobe. Esto hace que las integraciones sean mucho más fáciles, lo que siempre es de agradecer. Al final, de lo que se trata es de aprovechar las sinergias para sacar el máximo partido a la integración.

No es necesario involucrar a muchas personas para la implementación de SAP Business One. En realidad, lo que es necesario es trabajar con la empresa adecuada, y esto facilitará la consecución de objetivos.

Mito nº 4: este software es muy complejo

Las PYMES suelen tener reticencias ante un ERP de SAP porque creen que es muy complejo. Y se suele confundir la multifuncionalidad con las dificultades en su uso.

Conviene señalar que su interfaz es amigable, lo cual facilita el aprendizaje y el uso. Los distintos módulos, así como la información que contienen, son fácilmente accesibles. Y eso, indudablemente, facilita, y mucho, la utilización. Por lo tanto, no podemos decir que sea difícil usar este software, porque no estaríamos en lo cierto.

Hay que tener en cuenta que SAP ya ha considerado la necesidad de abrirse a un público diverso. Esto implica la necesidad de trabajar con varios códigos y, además, de contar con una estructura fácilmente reconocible. No en vano, muchas empresas, aunque sean PYMES, ya trabajan en varios países.

La formación que se da para utilizar este software, además, es sencilla. No será muy difícil que tú o tus trabajadores os desempeñéis con SAP Business One. Y eso, a la larga, repercutirá positivamente en tu empresa. Definitivamente, no es difícil de aprender, ni mucho menos de utilizar.

En consecuencia, una PYME con un conocimiento de informática medio podrá utilizar SAP sin ningún tipo de problema. Y eso es conveniente.

Mito nº 5: es una solución solo para grandes compañías

El ERP SAP Business One está concebido para todo tipo de compañías. Y no solo por una cuestión de sectores, sino, también, de tamaño.

Un ERP puede servir para empresas de agricultura, todo tipo de industrias, logística, retail, farmacia o construcción, entre otras. Por lo tanto, no existen, en principio, limitaciones en este ámbito, ni siquiera en el sector público. Además, podrás conseguir un software específico para cada tipo de compañía.

El segundo aspecto igualmente importante es que es ideal para las PYMES. No en vano, se reducen costes y, además, al ser soluciones modulares, podrás abrir las que consideres oportunas para ti. Es especialmente recomendable para aquellas compañías que están en un momento de crecimiento.

En consecuencia, si lo que quieres es trabajar mejor con una pequeña empresa y buscas un ERP versátil, te interesa esta solución. De hecho, SAP Business One es especialmente recomendable para PYMES.

Mito nº 6: únicamente existe un proveedor de SAP Business One

Otro de los errores es que sólo hay un proveedor de SAP Business One. No es cierto, y existen multitud de partners que pueden ofrecer el servicio y el apoyo logístico.

De hecho, uno de los servicios que prestamos en SEIDOR One es el de la venta de la licencia y la implementación del software. Y lo hacemos monitorizando todo el proceso desde principio a fin. Nuestro trabajo de consultoría se centra, precisamente, en ofrecer al cliente el producto que necesita en cada momento. Lo que queremos, en definitiva, es mejorar tu experiencia para que, realmente, te compense la contratación.

Lo que sí que es extremadamente importante es que elijas el proveedor adecuado. No en vano, si lo haces de esta manera, la implementación de SAP Business One será mucho más fácil, rápida y enfocada a lo que necesitas. Es bueno que lo tengas presente porque, muchas veces, una implementación exitosa depende de quién es el proveedor, de sus consejos y conocimientos. La mayoría de las PYMES necesitan de ese asesoramiento para sacar el máximo partido.

En consecuencia, hemos de decirte que no te preocupes. Si estás buscando un proveedor de SAP Business One confiable, nosotros podemos ayudarte gracias a la experiencia de SEIDOR en el mercado.

Mito nº 7: es un software que no se puede personalizar

Este mito es falso, porque si hay algo que diferencia a SAP Business One de otros ERP es, precisamente, su capacidad de personalización. Hay varias versiones y soluciones específicas para multitud de empresas, dependiendo de lo que se necesite en cada caso.

En primer lugar, existe un ERP específico para el sector de la distribución. Y en este caso, encontrarás soluciones de nicho para negocios como los comercios de moda y complementos, de alimentación y bebidas o de retail. Asimismo, hay que señalar que también existen opciones en otro tipo de compañías.

Por otro lado, cabe destacar que hay soluciones para todo tipo de industrias, de manera que se podrá aplicar para optimizar los procesos productivos. En este caso, se da más importancia a áreas como el inventario, de manera que se adapta a esa realidad. No es de extrañar que SAP Business One también tenga opciones en esta área.

Finalmente, conviene decir que hay soluciones de SAP Business One para el sector servicios. Esto es importante, puesto que es el principal motor de actividad económica, y, de hecho, sea cual sea el sector comercial, tendrás cubierta esa necesidad. Vale la pena, tener en cuenta esta posibilidad.

¿Por qué elegir SAP Business One?

Las razones para incorporar un ERP en tu empresa son varias, y para contar con SAP Business One, más todavía. Una vez que hemos desmontado los numerosos mitos falsos que existen, aparecen varias ventajas de contar con esta herramienta en tu empresa para la gestión ordinaria. Aquí tienes las principales; toma nota, ya que esto te va a interesar:

Razón nº 1: existe un ERP para cada tipo de empresa

Este es un punto fundamental, puesto que no todas las compañías tienen las mismas características o necesidades. Y aquí SAP Business One marca la diferencia con respecto a otras opciones de ERP.

Por ejemplo, hay empresas que están totalmente centradas en los servicios, y en este caso el CRM es el módulo central al que supeditar otras cuestiones. En cambio, hay compañías que se dedican a la producción, de ahí que cuestiones como el inventario o los recursos humanos tengan una mayor importancia. Esto quiere decir que tendrás una solución específica para cada tipo de empresa y que ninguna quedará fuera. Da igual que se trate de una empresa agrícola, industrial, de distribución o de servicios.

Y el tamaño también es relevante. Una PYME, por lo general, necesita menos funcionalidades que una gran empresa. No hay problema: SAP Business One cuenta con varias soluciones específicas. Las licencias básicas limitadas, por ejemplo, pueden servir indistintamente para PYMES y pequeños autónomos individuales.

Razón nº 2: reducirás la necesidad de factor trabajo

Una de las ventajas de utilizar este ERP es que se va a reducir la necesidad del factor trabajo. ¿Por qué? Porque se automatizan las operaciones en la nube, de manera que no hay que repetirlas.

Por otra parte, y este es un elemento que se suele olvidar, esta es una herramienta que sobrescribe en todos los módulos activados. Por ejemplo, cuando preparas una factura, esa información también se grabará en el módulo de contabilidad. El resultado es que no vas a tener que repetir varias veces la misma operación.

Hay que señalar, además, que esa reducción del factor trabajo servirá para reencaminar los recursos hacia aquellas actividades que generen valor. A veces, se realizan actividades repetitivas que no aportan mucho y que, si se automatizan, liberan trabajo. Recuerda que, al final, la idea es ajustar tus recursos lo mejor posible para dirigirte a dónde lo desees.

Por lo tanto, si lo que tienes es la intención de hacer más con menos, esta es una opción muy interesante. El ser más eficiente es fundamental en todas las compañías, y con esta herramienta lo conseguirás.

Razón nº 3: trabajarás desde cualquier punto gracias a la nube

El formato clásico de trabajo desde un punto fijo ha quedado definitivamente arrinconado. Y esto implica que, desde cualquier lugar, puedes entrar en el ERP.

La tecnología cloud ofrece más espacio y seguridad, puesto que el acceso es individual y mediante contraseña. De esta manera, es mucho más difícil que haya phishing. Además, hay que señalar, y no es menos importante, el hecho de que puedes utilizar numerosos dispositivos, desde ordenadores de sobremesa a portátiles, teléfono móvil o tablet.

La nube permite, por otra parte, trabajar desde cualquier país. Y esto es importante, porque a día de hoy, numerosas empresas cuentan con una proyección global. Por otra parte, y en tiempos de teletrabajo, esta es una opción altamente interesante para mejorar la calidad de vida de los trabajadores.
En consecuencia, conviene que tengas en cuenta esta posibilidad. De hecho, marcará la diferencia en el día a día.

Razón nº 4: reducirás el porcentaje de error humano

El error humano es uno de los factores más problemáticos en la gestión empresarial. Y eso es lógico, tras tener en cuenta que las operaciones que se hacen manualmente tienen un mayor riesgo.

¿Qué es lo que vas a conseguir en este caso? Básicamente, gracias a la automatización que aporta un ERP, se reducen las posibilidades de que se generen estos errores. El software elimina ese componente de subjetividad que crea errores que, en ocasiones, hacen perder mucho dinero a las empresas. Y eso, indudablemente, va a repercutir de forma positiva en tu actividad. Al final, reducir los errores es ser más eficiente y competitivo.

La implementación de SAP Business One te ayuda, en definitiva, a hacer que te equivoques menos y a que tus empleados se equivoquen menos. Por lo tanto, es una buena manera de trabajar mejor en lo cotidiano.

Razón nº 5: contratarás, si lo deseas, solo los módulos que necesites

Las empresas en crecimiento se encuentran en una disyuntiva: invertir para crecer, pero no hacerlo de manera que eso suponga infrautilizar activos.

Bien, precisamente en ese sentido, se aporta flexibilidad porque solo pagarás por los módulos que hayas contratado. Además, la implementación de SAP Business One es sencilla y, si quieres añadir más información, lo podrás hacer paulatinamente. Adiós al tener multitud de funcionalidades sin utilizar y por las que se pagaba; a medida que vayas creciendo, contratarás lo que necesites. Esto es sumamente interesante si lo que quieres es minimizar riesgos.

Dicho de otra forma, tienes la posibilidad de contratar más funciones a medida que vayas creciendo. Una PYME necesitará al principio menos módulos, pero, más adelante, puede ampliarlos. Y, como la información está integrada, tardarás menos tiempo.

¿Buscas optimizar al máximo tu inversión? En ese caso, trabajar con SAP Business One es la mejor manera de conseguirlo.

Razón nº 6: la implementación es rápida

Esto lo hemos mencionado anteriormente, pero no hay que olvidarlo: implementar SAP Business One es rápido. En primer lugar, porque la interfaz es intuitiva y amigable. Por otra parte, porque nos centramos en aquellas funcionalidades conocidas.

Si la implementación se hace de forma paralela a la formación de los trabajadores, en pocos meses estará funcionando al 100%. Se calcula que entre 4 y 12 semanas es el plazo orientativo para que funcione a pleno rendimiento; y esto servirá para que hagas las evaluaciones que sean necesarias en todo momento. En consecuencia, es una buena manera de mejorar tu actividad.

Lo cierto es que este es uno de los motivos clave por los que contar con este software. Muchas funcionalidades, adaptadas a distintos tipos de compañías y que, además, se instalan rápido.

Es cierto que no todas las empresas podrán implementar SAP Business One a la misma velocidad. En cualquier caso, y gracias al servicio de soporte, tendrás la posibilidad de resolver cualquier duda.

Razón nº 7: puedes abrir nuevas vías de mercado

La apertura de nuevas vías de mercado es una de las razones de peso para contar con un ERP. Hemos hablado de la posibilidad de ser más eficiente, pero no de la de generar nuevas vías de negocio.

Hoy en día, hay que señalar que el Big Data es el protagonista absoluto. Y esto significa que una buena interpretación de la información te ayudará a abrir nuevas posibilidades comerciales. Por ejemplo, un uso correcto del CRM te permitirá conocer el ticket medio de tus clientes, sus hábitos de compra y, de esta manera, hacerles ofertas adaptadas a sus preferencias, aumentando las posibilidades de venta.

Esto, a la larga, proporciona lo que necesitas para ir un paso por delante. Por lo tanto, no está de más que lo tengas en cuenta a la hora de tomar la decisión de contratar un ERP u otro.

Por lo tanto, un ERP se convierte en un elemento imprescindible para toda empresa que quiera ser competitiva. De esta forma, será mucho más fácil conseguir lo que te propongas.

Por si todavía tienes dudas en implantar SAP Business One…

La implementación de SAP Business One es mucho más sencilla de lo que pueda parecer. Y, además, está abierta a todo tipo de empresas. Si tenemos en cuenta los numerosos beneficios que trae este software, desde abrir nuevos nichos de mercado gracias a la función comercial, a mejorar la gestión de inventarios, reducir el uso del factor trabajo, minimizar los errores humanos o mejorar la gestión de la producción, es evidente que estamos ante una opción sumamente útil para cualquier empresa.

Finalmente, hay que recordar que esta es una compañía líder en el sector de los ERP, tanto por número de clientes como por trayectoria e infraestructura. Por ello, esperamos que hayan quedado claros los mitos y la realidad de la implementación de SAP Business One para PYMES. ¿A qué esperas para contratar tu solución SAP Business One? En SEIDOR One, te hacemos más fácil el proceso, de principio a fin. ¡Contáctanos!