Què és el control d'inventari i quins sistemes d'inventaris existeixen?

El control d'inventari, definició i els diferents sistemes que existeixen

La definició de control d'inventari és la d'aquell sistema que permet realitzar una gestió de les existències d'un magatzem, tant en l'entrada com en la permanència o la sortida. L'objectiu final és la optimització dels costos i aconseguir que l'ús de les existències sigui el millor.

La gestió porta a l'optimització, de manera que es fa imprescindible comptar amb unes pràctiques per assolir les teves fites. És aquí on entra en joc el concepte de sistema d'inventaris, que és el que proporciona l'ordre. Existeixen diversos sistemes d'inventaris en funció de les característiques de cada empresa.

Cal pensar que, segons la complexitat de cada situació, el millor mètode serà un o un altre. El que sí que convé tenir en compte és que avui es pot fer un control d'inventari complex en menys temps. No en va, els ERP permeten processar automàticament una quantitat ingent de dades i, el que és més, treballar des d'un emplaçament perifèric per realitzar les modificacions d'informació.

Avui en dia, podem destacar tres sistemes d'inventaris: global, analític i perpetu. Pren nota, que això t'interessarà per decidir el sistema que més t'interessa:

Sistema d'inventaris global

El sistema d'inventaris global destaca per la seva funcionalitat i simplicitat. En aquest cas, el que es fa és incloure en un mateix compte, denominada "mercaderies", totes les operacions de l'inventari. Si no es tenen coneixements especialitzats, és una forma de començar i de mantenir un mínim registre.

Els passos que s'han de registrar són diversos, però sempre en el mateix compte. En primer lloc, la situació de partida de les mercaderies. Posteriorment, les compres. En tercer lloc, les vendes de les mercaderies. D'altra banda, cal registrar les devolucions i les despeses de compra. Tota aquesta informació es podrà centralitzar de manera que no perdràs el temps ni et dispersaràs. Aquest tipus de sistema és propi de les antigues botigues, per la seva simplicitat a l'hora de fer càlculs i, evidentment, és analògic.

La virtut del sistema d'inventaris global és, alhora, el seu principal inconvenient. Com que no hi ha desglossament, no podràs conèixer la quantitat de mercaderies que has mogut, ni els costos o el valor final del venut. Aquest sistema obliga a que també facis un inventari físic. Per tant, encara que és un sistema bàsic, paradoxalment acaba suposant una duplicació d'esforços.

Sistema analític o per memoritzat

El sistema analític és aquell que se centra a conèixer quant valen tots els elements que s'inclouen en les operacions. Això implica que s'obri un compte específic per a cada element, de manera que la comptabilització es realitzarà així. Això aporta avantatges com conèixer el valor de cada compte i les pèrdues i guanys.

I quins són els elements que cal tenir en compte? En primer lloc, el compte d'inventaris. Després cal afegir un compte de compres. En tercer lloc, procedirà incloure un apartat de despeses per a compres. Posteriorment, s'inclourà un compte de devolucions sobre vendes. En cinquè lloc, cal afegir un compte de rebaixes sobre vendes. El sisè compte que ha de constar és el de vendes. En setè lloc, es farà constar un apartat de devolucions sobre compres. I, finalment, hi haurà un compte de rebaixes sobre compres.

Aquest sistema té el gran desavantatge que desconeixes la quantitat de mercaderies ni si hi ha hagut pèrdua d'aquestes. I això t'obligarà, per conèixer-ho, a fer un inventari físic.

Sistema d'inventari perpetu

El sistema d'inventari perpetu és el de implementació més complexa, però, alhora, el més efectiu. La mecànica és la de realitzar un control d'informació d'entrada i sortida de mercaderies en cada moment.

Aquesta mecànica permet que coneguis quant has venut, els guanys o pèrdues i el valor final de l'inventari. En general, per aconseguir aquesta informació el que es fa és incloure tots els moviments, de manera que la consulta que pots fer és exacta i et servirà per prendre decisions amb més certesa. Aquesta és la raó per la qual, en els últims anys, és una tipologia que ha guanyat pes gràcies al desenvolupament de les noves tecnologies i del Big Data.

Aquest sistema té l'avantatge evident de l'exactitud i, si disposes de mitjans tècnics, és el millor. El principal inconvenient és que, en general, necessitaràs d'un ERP especialitzat que et permeti registrar tots els passos.

Com ajuda un ERP a les teves tasques de control d'inventari?

Els ERP són el software que et permet realitzar un control d'existències de principi a fi. Avui és possible disposar de la informació d'entrada de la mercaderia, de les compres, vendes, devolucions i controlar qualsevol pèrdua.

Com s'aconsegueix això? En primer lloc, contractant la solució adequada que inclogui tots els mòduls necessaris. En segon lloc, realitzant els canvis en temps real, i això es pot aconseguir amb el nostre ERP al núvol. Finalment, permetent l'accés a qualsevol persona autoritzada des de qualsevol dispositiu. Això evitarà que s'hagin de realitzar les operacions diverses vegades i, amb això, la coneguda pèrdua de temps. No és necessari estar en un punt fix per controlar les entrades i sortides de mercaderies i això facilita la feina.

Per totes aquestes raons, avui és aconsellable comptar amb un ERP per controlar l'inventari. I, el que és més, això permetrà seguir un sistema d'inventari perpetu, fins i tot en PIMES.

Conclusió

El control d'inventari és un element imprescindible per a una gestió intel·ligent de les teves mercaderies i per treure'n el màxim profit. Busques un software especialitzat per garantir els millors resultats? A SEIDOR Business One et proporcionem solucions d'ERP que et permetran realitzar una correcta gestió d'estocs. És possible aconseguir un software per a tot tipus de companyies, tant de producció com de distribució o serveis. Contacta'ns si vols saber més!