Per a què serveixen els informes en un sistema ERP?

La utilitat d'utilitzar els informes en un sistema ERP

Els informes en un sistema ERP tenen diverses utilitats pràctiques que has de conèixer. En general, pots visualitzar els informes en gràfic circular, barres o en un llistat. En conseqüència, aquesta és una informació summament útil en el visual i facilita la comprensió.

Cal assenyalar que, en temps de Big Data, aquests informes es converteixen en bàsics. I, el que és més important, es busca, a més, reduir el temps d'espera, perquè la generació en un ERP és automàtica. En definitiva, els informes són documents imprescindibles perquè no perdis competitivitat. A més, segons el cas, accediràs a modalitats sectorials que ampliaran les dades disponibles.

Els ERP suelen generar automàticament aquests informes sota petició, de manera que no és difícil accedir a aquestes dades. A més, cal assenyalar que hi ha diversos tipus d'informes segons el que necessites. Són els següents:

Informe de compres

L'informe de compres és interessant perquè tinguis en compte què compres, en quina quantitat i en un determinat període de temps. Has de tenir present que totes aquestes dades són fonamentals perquè les teves despeses s'adeqüin al que necessites. D'altra banda, convé recordar que aquests càlculs es poden fer, també, en mesos o un període superior.

Informe de vendes

Els informes de vendes proporcionen dades sobre el total que s'ha venut durant un determinat període de temps. Aquesta informació és bàsica per a qualsevol negoci, de manera que no ha d'estranyar que la pràctica totalitat dels usuaris utilitzin aquest document com a referència bàsica.

Informe de productes més venuts

L'informe de productes més venuts és un altre dels documents de referència. En primer lloc, perquè proporciona un desglossament que resulta molt útil. D'altra banda, perquè permet saber quins són els productes que es venen més; recorda que la Llei de Pareto estableix que el 20 % dels productes genera el 80 % de les vendes.

Un altre aspecte important de la venda és l'evolució d'un mes a un altre. I aquest aspecte té a veure, per exemple, amb les vendes d'un mes a un altre. No es tracta només de saber quins productes o articles es venen més, sinó, també, amb l'evolució que tenen aquests d'un mes a un altre. Per exemple, la venda de subministraments per a jardins domèstics es ven molt més a la primavera-estiu que a la tardor-hivern.

Aquesta circumstància s'aplica als productes, però també la pots aplicar a les empreses de serveis quan ens referim als clients. En conseqüència, també es converteix en una informació bàsica.

Informe de vendes per territoris

Les vendes es poden territorialitzar, ja sigui per municipis, províncies, Comunitats Autònomes o països. Aquestes dades són fonamentals, per exemple, quan l'activitat de la teva companyia no està enfocada en un mateix lloc. I no cal assenyalar que, per ser més eficient, aquesta informació ajuda perquè et podràs centrar millor en les zones en les quals guanyes diners.

Aquestes dades tenen, també, relació amb l'època de l'any. Per exemple, una empresa multinacional que es dediqui als gelats vendrà més al con sud al desembre del que vendrà a l'hemisferi nord. En conseqüència, aquesta és una altra dada crucial.

Informe de despeses i ingressos

L'informe de despeses i ingressos és una informació general que et permet saber quin és l'estat de la teva companyia en un determinat període de temps. I, encara que després és necessari entrar en més detall, no està de més tenir aquesta fotografia bàsica. Com en altres casos, això és útil en diferents períodes temporals.

En general, el que es pretén és anar del macro al micro. Val la pena que tinguis una imatge detallada de l'estat de comptes, però una primera visió simplifica les qüestions. En conseqüència, no està de més que ho tinguis present.

La idea, en definitiva, és que sàpigues quin és l'estat de beneficis bruts de la teva empresa. Per tant, val la pena disposar d'aquestes dades per prendre decisions a curt, mitjà i llarg termini.

Informe de fabricació

Els informes de fabricació són un document específic per a les empreses dedicades a l'activitat industrial. En aquest cas, es dóna importància a les unitats fabricades de producte, enfocant-se en la variable de la productivitat. En general, aquesta comparativa també es fa tenint en compte diferents horitzons temporals.

Un altre aspecte rellevant és que la informació serveix, també, en altres sectors. Per exemple, si el que vols és saber quantes unitats defectuoses generes. Cal recordar que la productivitat també té a veure amb aquesta qüestió.

Finalment, has de conèixer que aquests informes serveixen, també, per saber com estan les ordres de fabricació. Això serveix, en definitiva, per conèixer quina és la rapidesa en els processos.

Informes d'existències

Els informes d'existències són fonamentals per a les empreses que es dediquen a la distribució o comercialització al client final. L'estat del teu estoc serveix, no només per al curt termini, sinó també per a fer una comparativa de quin és l'estat habitual. En definitiva, aquesta és una bona manera de optimitzar la gestió dels teus magatzems.

Els informes en ERP es poden trobar en tots els sectors d'activitat?

La veritat és que els informes en els ERP es troben en tot tipus d'empreses. No en va, SAP Business One proporciona aquesta possibilitat i facilita la feina.

Què és el que passa? Que en alguns sectors trobaràs informes predeterminats que no existeixen en altres. Aquest és el cas, per exemple, de les empreses industrials, que inclouran informes de fabricació. En canvi, en una empresa de distribució i retail aquestes dades no són necessàries perquè no existeixen; aquí guanyaran importància les dades d'estoc.

Per tant, quan triïs l'ERP que més t'interessi, has de preguntar aquestes qüestions. Aquesta és la manera d'estalviar-te problemes en el futur.

Conclusió

Els informes en un sistema ERP són útils per diversos motius. I, per tant, no ha d'estranyar que per al teu dia a dia siguin necessàries aquestes dades. Les diferents solucions de SEIDOR permeten generar automàticament aquests informes i que les persones autoritzades els gestionin. Contacta'ns si vols saber més sobre les opcions disponibles!