Totes les funcionalitats de SAP Business One per a empreses

SAP Business One, un ERP ideal per a les empreses

El software SAP Business One és la solució específica que ofereix l'empresa per a PIMES. No en va, SAP té una trajectòria de 50 anys en la confecció de solucions de software empresarial.

L'ERP (Enterprise Resource Planning) permet controlar de forma centralitzada les principals vessants d'un negoci des del núvol. I això és important, ja que les accions es poden executar des d'un ordinador de sobretaula, portàtil, telèfon mòbil o tauleta. A més, cal recordar que aquesta eina permet que es facin canvis, segons les situacions o necessitats, per part de diversos empleats. Hi ha versions onpremise, però el millor és optar per SAP Business One en el núvol.

Una altra característica d'aquest ERP és que funciona mitjançant mòduls que es poden activar segons el que necessitis. Això és especialment interessant per a les PIMES perquè estalvien costos i, a més, quan incorporen un nou mòdul, aquest assumirà la informació dels anteriors de forma automàtica, la qual cosa també implica un estalvi de temps.

Els ERP també destaquen per la seguretat que ofereixen. Tingues en compte que el trànsit està xifrat i, a més, l'accés està limitat únicament a les persones autoritzades. Les companyies que donin especial importància a la seguretat han de tenir present aquest punt.

Això sí, perquè un ERP compleixi amb la seva comesa ha de tenir les funcionalitats necessàries, ser d'ús intuïtiu i comptar amb un bon servei de suport tècnic. Això és el que trobaràs en SAP Business One.

Avantatges de SAP Business One per a les PIMES

Les PIMES tenen molt a guanyar incorporant un ERP com SAP Business One a la seva operativa diària. Alguns aspectes que cal destacar i que t'interessaran són els següents:

Aquest és un software ideal per a les PIMES de vocació global

L'ERP SAP Business One és l'opció idònia per a les empreses de vocació global. I ho és per la seva extensió i pel seu servei de suport al client.

D'una banda, cal pensar que SAP Business One està implementat en més de 180 països. A més, cal assenyalar que avui compta amb més de 440.000 clients arreu del món. I, per descomptat, disposaràs d'un servei d'atenció al client permanent davant qualsevol incidència. Recorda que SAP és una marca líder mundial en software d'aplicació empresarial.

En conseqüència, si el que vols és un ERP per a PIMES que volen fer un pas endavant, és una opció interessant.

L'accés a la informació és més senzill

L'ERP compta amb un sistema de gestió centralitzat. Això suposa que, des d'una interfície intuïtiva, podràs accedir en un moment a la informació que necessites. Et venen al cap les voltes que has hagut de donar per entrar per separat en diferents apartats? En aquest cas, no tindràs aquest problema.

La tecnologia SAP Hana és una plataforma robusta i és molt útil. El propi disseny està concebut perquè sigui més fàcil accedir a aquells apartats que necessitis sense grans dificultats. Per aquesta raó, s'ha convertit en una alternativa útil.

Moltes vegades, l'accés difícil a la informació fa que aquesta aparegui més dispersa. I no hi ha dubte que aquest pot ser un problema a mitjà i llarg termini per trobar el que necessitem. Aquest ERP és intuïtiu i facilita la cerca directa, gràcies als seus quadres de comandament. També SAP Business One disposa d'una app mòbil per accedir a les dades des de qualsevol ubicació.

Aconseguiràs una millora de l'eficiència

La millora de l'eficiència és, probablement, un dels avantatges més evidents per als empresaris. No en va, podràs fer les mateixes operacions que abans (i més) en menys temps i reduint el marge d'error humà. Això, a més, implicarà una optimització de l'ús del factor treball, centrant-lo en aquelles activitats que aporten valor.

La reducció del temps s'aconsegueix perquè no es dupliquen les operacions, gràcies a la modificació en temps real. Això és molt pràctic i, a més, està en relació amb els diferents mòduls disponibles.

D'altra banda, l'automatització també és decisiva per a la reducció de l'error humà. A ningú se li escapa que aquesta és una de les principals fonts de problemes. Doncs bé, amb aquesta tècnica es redueixen igualment les probabilitats de patir disfuncions.

Els factors són per definició limitats. I, per tant, un ERP és clau si el que volem és fer més amb menys, i millor. En aquest sentit, la solució que oferim compleix amb aquesta premissa.

Afavoreix la reducció de costos

La reducció i el control de costos és una altra de les qüestions que marcaran la diferència. Per què? Perquè no és necessari repetir diverses vegades una mateixa operació per no perdre el temps. Per exemple, si s'escriu una modificació, aquesta es trasllada automàticament a tots els mòduls de la companyia.

El cert és que també es redueixen els costos perquè necessitaràs menys pes del factor treball per realitzar les operacions. I és indubtable que aquest punt, a la llarga, és important. Sobretot, per a aquelles PIMES que, tenint un bon model de negoci, necessiten ser més competitives.

D'altra banda, cal assenyalar que la possibilitat d'executar més accions amb menys recursos suposarà, també, un abaratiment de costos, tant en el factor treball com en electricitat o un altre tipus de subministraments.

La implementació és ràpida

La ràpida implementació de l'ERP és un dels avantatges que ofereix SAP Business One sobre altres opcions. I això, en els últims anys, s'ha convertit en un element que marca la diferència.

Un aspecte interessant és que la corba d'aprenentatge dels usuaris és molt curta. El motiu és que és fàcil d'utilitzar, de manera que no cal emprar molt de temps. Per tant, no hauràs de dedicar molt de temps perquè les persones al teu càrrec es familiaritzin amb l'ús de l'ERP en el dia a dia. No en va, has de tenir present que el temps és or i, en aquest sentit, l'article SAP Business One és una alternativa interessant.

El més habitual és que en uns pocs mesos el procés d'implementació hagi finalitzat. I, evidentment, això permetrà fer diversos passos endavant i minimitzaràs el cost d'oportunitat derivat dels processos d'aprenentatge.
Molts empresaris s'ho pensen dues vegades abans d'implementar un ERP, precisament, per la por a perdre molt de temps. Doncs bé, en aquest cas no tindràs problema.

Es pot personalitzar en funció de les necessitats

La personalització és una altra de les avantatges que té l'ERP de SEIDOR One. No en va, la solució modular permet, precisament, avançar segons el que es necessita.

Una empresa que està creixent pot tenir una determinada necessitat que després vol ampliar. El problema de comprar un ERP no modular és que, potser, incorpora funcionalitats que no necessites. I això, a la llarga, implica una infrautilització del sistema i una pèrdua de recursos. Avui en dia, les solucions modulars són les més indicades per a PIMES, ja que, si inicien processos de creixement o expansió, poden adaptar-se a les circumstàncies.

Les funcionalitats SAP Business One estan enfocades per ser activades per separat. D'aquesta manera, pots començar amb un mòdul de vendes, ampliar-lo a un de compres, comptabilitat o recursos humans, segons el moment de creixement. Això és especialment interessant en PIMES, perquè d'aquesta manera incorporaran el que necessitin en cada moment. A més, cal recordar que existeixen mòduls específics per a empreses de determinats sectors, com per exemple, cobreix les necessitats del sector serveis, retail, farmacèutica, alimentària o begudes, entre d'altres.

I, el que és més important, pagaràs pels mòduls que contractis i la informació es compartirà automàticament. D'aquesta manera, no hauràs de començar de zero quan incloguis nous mòduls.

Obtindràs millores en la facturació

L'ERP, per si sol, no salva un negoci, però sí que permet prendre decisions encertades per millorar la facturació. I això, a la llarga, es nota.

D'una banda, cal tenir en compte que manegaràs informació més exacta, cosa que facilita la presa de decisions. A més, podràs fer un seguiment i gestió dels teus proveïdors i clients, de manera que serà més fàcil triar els adequats i aplicar polítiques específiques per vendre més.

Sí, sabem perfectament que, per facturar més, és necessari fer estudis de mercat i trobar el necessari per als teus clients. Però a ningú se li escapa que tenir la informació disponible i ben estructurada fa les coses més fàcils i millora la relació amb els clients. Un ERP, en aquest sentit, proporciona un plus d'informació perquè els departaments comercials siguin més eficients.

En conseqüència, un ERP com SAP Business One, ben utilitzat, ajuda a vendre més. I això, a la llarga, es notarà en els resultats.

Les principals funcionalitats de SAP Business One

Els ERP tenen diverses funcionalitats, i, en el cas de SAP Business One, es poden activar paulatinament mitjançant mòduls. La idea és que cada empresa utilitzi aquells mòduls que realment necessita, per optimitzar la seva inversió. Aquestes són les principals funcionalitats SAP Business One:

Analítiques i Informes

En temps de Big Data, realitzar analítiques i informes de diferents camps és fonamental. No en va, és així com es poden prendre decisions correctes. A més, cal recordar que aquesta circumstància es dóna en tots els departaments de l'empresa.

La capacitat de generar analítiques i informes és, per tant, una de les funcionalitats més interessants de l'ERP. De fet, és possible dissenyar taulers i informes de les principals magnituds de l'empresa. I, el que és més, gestionar internament aquesta informació de forma col·laborativa per aconseguir els objectius de l'empresa. Cal assenyalar que aquesta funcionalitat no té un mòdul propi, sinó que és transversal.

Per tant, la possibilitat de generar analítiques i informes és una de les principals funcionalitats SAP Business One. Al cap i a la fi, la informació és poder i, amb aquesta solució, la seva gestió és més senzilla.

Business Intelligence

El Business Intelligence permet que les analítiques i generació d'informes siguin les correctes. En conseqüència, la intel·ligència artificial de SAP Business One és un aspecte clau per a aquest ERP.

Aquesta funcionalitat permet, per exemple, que tu decideixis les mètriques per dissenyar els informes. I, d'aquesta manera, el filtratge de dades s'ajustarà més al que estàs buscant. D'altra banda, també cal assenyalar que és possible utilitzar i generar els informes de forma integrada amb Excel. El que es busca és que resulti més fàcil generar i crear els informes adaptats a les característiques pròpies del teu negoci. I això, a la llarga, marca la diferència perquè serà més fàcil generar la teva pròpia metodologia.

En definitiva, el Business Intelligence és una funcionalitat que et permet anar un pas més enllà en la generació d'informes, gràcies a la seva potent base de dades. El que s'aconsegueix, en aquest cas, és gestionar la creació d'informes i les mètriques que tu vulguis.

Gestió financera

La gestió financera és una de les funcionalitats més utilitzades avui en dia en un ERP. I no ha d'estranyar, perquè d'aquesta manera es poden dur a terme múltiples moviments. Existeix un mòdul específic per realitzar aquestes operacions.

En primer lloc, la funcionalitat de gestió financera et permet consultar i fer moviments en els teus comptes bancaris sense sortir de l'ERP. I, a més, podràs fer una consulta simultània de tots els teus saldos. Això, evidentment, permet estalviar temps i tenir una idea clara de la situació real de la companyia. D'altra banda, també podràs automatitzar els pagaments i cobraments. Tot això proporciona la necessària velocitat per fer les coses millor i, sobretot, evitant problemes.

La gestió financera també inclou la comptabilitat i la seva anàlisi. Aquest mòdul et facilitarà la confecció de balanços de situació, comptes de pèrdues i guanys i assentaments comptables. A més, la modificació d'un element modificarà automàticament la resta, de manera que estalviaràs passos. Això és especialment interessant per tenir la comptabilitat de l'empresa al dia i controlar l'estat de les masses patrimonials. Per tant, el departament de comptabilitat de l'empresa disposarà de l'eina necessària per fer canvis en temps real.

Per tant, cal assenyalar que aquesta funcionalitat també inclou la gestió dels fluxos d'efectiu. Saber quant hi ha, en quin moment i en quina proporció et permet ser més previsor. D'aquesta manera, evitaràs problemes financers derivats del desconeixement. Per tot això, és un dels millors ERP per a finances que pots trobar.

Gestió de compres i inventaris

El mòdul de gestió de compres i inventaris és una altra de les funcionalitats clau que permet disposar d'un magatzem intel·ligent. No en va, saber com i quant es compra i la situació d'existències és fonamental per a qualsevol empresa industrial, de distribució o comercial.

Les compres poden implicar diversos moviments que l'ERP pot facilitar. En primer lloc, les sol·licituds de requeriment, que es poden gestionar fàcilment. D'altra banda, és possible generar i gestionar ordres de compra i rebuts, així com devolucions gestió d'aprovisionament. Finalment, gestionant les dades mestres per optimitzar la compra i, d'aquesta manera, millorar els rendiments, per exemple, mitjançant l'accés directe a les dades dels proveïdors per poder comparar-los i reduir el risc inherent a aquesta activitat. No en va, la gestió telemàtica és més ràpida i eficaç.

La gestió dels inventaris és un altre element clau, ja que en ocasions pot generar dificultats. No en va, cal assenyalar que una ruptura dels estocs té resultats nefastos. Algunes de les opcions que existeixen són la generació d'informes d'estocs per magatzem i l'informe de simulació de valoració per inventari. D'altra banda, et convé saber que pots gestionar el dia a dia dels inventaris des de l'entrada de la mercaderia fins a la seva sortida. Això és clau per mantenir la traçabilitat dels articles.

Cal assenyalar que ambdós aspectes han de funcionar de manera coordinada. Aquesta és la raó per la qual es considera que aquesta és una funcionalitat.

Gestió de Recursos Humans

La gestió de Recursos Humans és una altra de les funcionalitats d'un ERP. I això, quan es tracta d'una companyia d'una certa quantitat d'empleats, és especialment important. Aquest mòdul, pot facilitar la feina en diversos sentits per a una gestió intel·ligent del personal.

En primer lloc, tindràs la possibilitat de realitzar un seguiment de les funcions de cada empleat, així com dels horaris. D'altra banda, també tens l'opció de conèixer els salaris de cadascun d'ells. A més, es gestiona la informació en fitxes individualitzades per conèixer les seves capacitats, així com les seves dades de contacte. Aquest és un exemple pràctic de com l'ERP, utilitzant el Big Data, t'ajuda a prendre decisions.

Finalment, cal assenyalar que existeixen altres submòduls interessants per a un major desenvolupament de la feina. En primer lloc, el de administració de personal; el segon submòdul és el de gestió del temps, mentre que existeixen altres submòduls per a calcular la nòmina o gestionar viatges. Aquí, una vegada més, haurem de considerar quina és l'àrea de negoci de la companyia, perquè en algunes, com les comercials, els viatges d'empresa són rellevants.
En definitiva, si el que desitges és realitzar una gestió integral dels Recursos Humans de l'empresa, aquesta és una opció interessant.

Gestió de vendes i clients

La gestió de vendes i clients és essencial perquè, al final, aquesta és la part clau de qualsevol empresa. Per tant, disposar d'informació de qualitat i funcionar de manera eficaç es converteix en un punt fonamental.

Gestionar les vendes és possible gràcies a aquest mòdul. D'una banda, es pot conèixer la informació i hàbits de compra dels clients a partir del seu historial, de manera que és més fàcil realitzar ofertes personalitzades. Una altra possibilitat, no menys important, és la de disposar d'una alerta per fer un seguiment dels clients. I, per descomptat, també podràs generar factures i comprovar si estan pagades.

Hi ha dos aspectes clau que ha de tenir en compte qualsevol departament comercial, encara que al final es redueixen a tenir informació. En primer lloc, saber què vol el client i, en segon lloc, valorar si a l'empresa li interessa. Depenent de quina sigui la resposta, es poden prendre unes decisions o altres. A ningú se li escapa que aquesta informació és important a mitjà i llarg termini.

Avui en dia, realitzar un seguiment puntual del client per conèixer el moment del seu cicle de vida és fonamental. Això, en última instància, permet que optimitzis els teus esforços i els dirigeixis en la línia adequada.

Altres funcionalitats específiques

Les funcionalitats SAP Business One també poden incloure mòduls específics per a determinats sectors d'activitat, com el MRP per a la planificació de materials. Per tant, no està de més que fem una referència individualitzada d'aquesta circumstància. També cal destacar que existeix la possibilitat d'afegir addons per a SAP Business One que complementin o ampliïn determinades funcionalitats.

Per exemple, existeixen mòduls específics per a empreses de diferents sectors. Hi ha un mòdul per a empreses de fabricació industrial, un altre per a empreses de distribució, un tercer per a empreses agràries i, finalment, un quart per al sector del retail. D'aquesta manera, s'aconsegueix incidir en aquells matisos que són importants per millorar. Cal tenir en compte que, en alguns casos, es necessita algun mòdul independent. Per aquest motiu, no està de més que ho tinguis en compte.

Un altre punt, no menys important, rau en la possibilitat de contractar altres solucions de SEIDOR One. Aquest és el cas d'Ulises per a la gestió de magatzems, el RTLS de localització d'actius en planta, el Gensam per a millorar la productivitat dels treballadors, Simple Expense per a optimitzar les despeses o Smart Planning, per a millorar la teva planificació. Aquestes solucions són compatibles amb l'ERP, de manera que no has de renunciar al seu ús.

El concepte central de les funcionalitats SAP Business One és el d'oferir un servei obert a empreses de qualsevol índole i que es pugui ampliar segons el seu moment de creixement. Per aquesta raó, no està de més que consideris aquesta possibilitat en funció del que necessitis.

Cal destacar també que SAP Business One ha posat focus també en la ciberseguretat, oferint un robust programari tant en la seva versió cloud com on-premise.

Conclusió

Les funcionalitats de SAP Business One són diverses i, en la pràctica, permeten que qualsevol empresa pugui activar les que necessita. Ara bé, és summament important que l'opció que triïs realment sigui l'adequada per a solucionar problemes sense infrautilitzar-la i per a això, t'ha d'assessorar el proveïdor idoni. Busques escollir un ERP com SAP Business One? A SEIDOR One t'ajudem a triar la solució SAP Business One i implantar-la a la teva empresa adaptada a la teva empresa. També oferim una formació de SAP Business One amb el nostre màster. ¡Contacta'ns per saber-ne més!