Integra Microsoft Teams amb Microsoft Project i millora la gestió de projectes

Sobretot, en entorns en què totes les parts que intervenen en cada projecte disposen d'accés a l'aplicació amb diferents objectius, entre ells: per estar al corrent de les tasques encomanades, imputar hores o despeses, actualitzar activitats, compartir calendaris / diagrames de Gantt, reportar incidències, així com incorporar els avenços o qualsevol detall que sigui rellevant per disposar d'una visió global de cada projecte.

Sens dubte, disposar d'eines de gestió de projectes resulta fonamental per planificar, assignar, controlar i mesurar l'execució de qualsevol projecte, permetent a les organitzacions gestionar de manera centralitzada un major nombre d'ells.

Internet va ser un avenç important, però no ho és tot

La disponibilitat d'Internet, des de qualsevol lloc i en qualsevol moment, ha permès que es pugui actualitzar la informació gairebé en temps real on realment es duen a terme les activitats. Ja no és necessari esperar a tornar a l'oficina per posar al dia els sistemes de gestió. D'aquesta manera, és possible prendre decisions mitjançant workflows per a l'aprovació de peticions en temps real, i s'aconsegueix que els projectes avancin amb més fluïdesa.

Tots aquests factors contribueixen a un millor compliment dels terminis, estalvi de costos i augment de la productivitat. I si el programari de gestió de projectes s'integra amb l'ERP per automatitzar la gestió de clients, magatzems, comandes, facturació i comptabilitat, la càrrega administrativa del dia a dia es redueix significativament.

Addicionalment, si tant l'un com l'altre s'allotgen al núvol, permeten un accés continu, eliminant potencials limitacions inherents a les infraestructures on-premise: connectivitat, disponibilitat, escalabilitat pel que fa a capacitat d'emmagatzematge i a nombre d'usuaris, major seguretat, etc. I fins i tot proporcionar accés a tercers (proveïdors, subcontractes o clients), sense comprometre la seguretat de les infraestructures empresarials.

I què passa amb la resta dels escenaris de col·laboració?

En paral·lel a aquesta família de solucions de gestió, en pràcticament tots els entorns de treball, utilitzem eines de col·laboració com ara el correu electrònic, el xat i cada vegada més la videoconferència, que ens permeten interactuar els uns amb els altres per guanyar en eficiència a l'hora d'emprendre les nostres activitats, evitant demores i desplaçaments innecessaris. Algunes empreses també configuren repositoris de documentació a manera de gestió documental, destinats a compartir fitxers vitals per a la posada en marxa, seguiment i tancament de cadascun d'ells.

Però malauradament, gairebé sempre aquestes eines de col·laboració estan desconnectades dels sistemes de gestió de projectes. Aquesta manca d'integració obliga a consultar en paral·lel unes i altres fonts o eines, realitzar cerques sobre la marxa per localitzar determinada informació rellevant, anar copiant i enganxant dades, haver de transcriure textos… al final, pèrdues de temps que seria desitjable evitar.

És possible millorar la col·laboració en la gestió de projectes amb alguna eina integrada?

Solució: Microsoft Teams integrat amb Microsoft Project

Doncs avui en dia ja és possible. I és gràcies a la integració de Microsoft Teams amb Microsoft Project, el que converteix aquesta parella d'eines en un conjunt imbatible.

Per a aquells que no el coneguin, Microsoft Teams és un membre relativament recent de la família Office 365 (va ser llançat al març de 2017), que dia a dia sorprèn per la seva capacitat per aglutinar elements de col·laboració. Ja que és capaç de proporcionar sales de xat, gestió d'equips, reunions per vídeo, trucades, calendaris, arxius i molt més, en una mateixa aplicació integrada. Amb Microsoft Teams es pot col·laborar de forma segura entre diferents equips de treball (formats per persones de dins i fora de l'organització), plataformes (Windows, MacOS, Android i iOS) i dispositius (PCs, Tablets o smartphones).

Si ja de per si Microsoft Teams és realment útil per a qualsevol organització i sector d'activitat com a part d'Office 365, gràcies a la seva capacitat d'integració amb altres solucions de negoci -tant de tercers com de gestió de la pròpia Microsoft- la productivitat s'eleva al màxim nivell.

En aquest sentit, a finals del passat mes d'octubre en l'esdeveniment Microsoft Ignite es va anunciar un pas important per aconseguir la nova visió de la companyia en relació amb l'administració de projectes, donant a conèixer la disponibilitat general del nou Microsoft Project. La nova versió de Project ofereix una experiència d'usuari redissenyada més senzilla i intuïtiva; de tal manera, que els equips de treball poden afegir ràpidament nous membres i configurar tasques, i després canviar fàcilment entre gràfics de quadrícula, panell o línia de temps (Gantt) per realitzar un seguiment dels progressos.

I el que més ens interessa ara... com que Project forma part de la família de Microsoft 365, els equips de projectes poden estalviar temps i ser més productius gràcies a connexions integrades i directes a aplicacions com Teams, cosa que permet que la informació flueixi entre eines sense canviar d'entorn de treball.

El que la companyia de Redmond té molt clar és que Microsoft Teams seguirà sent el nucli central per potenciar el treball en equip a la plataforma de Microsoft, i Project és una peça més d'aquest impressionant trencaclosques de col·laboració integrada.

Si desitges aprofundir en qualsevol d'aquests aspectes, t'animem a contactar amb nosaltres per a més informació sense compromís. A SEIDOR estem convençuts que la integració de Microsoft Teams amb Microsoft Project et permetrà portar la gestió de projectes a un nivell superior de col·laboració.