SAP CONCUR: La solució que compleix amb la digitalització certificada de factures

Què és la digitalització certificada de factures?

La digitalització certificada de factures és el procés tecnològic de transformació d'un rebut en paper a un format digital i legal, per complir així amb la regulació definida per les autoritats locals (a França, la URSSAF, i a Espanya, l'Agència Tributària, l'AEAT). Les autoritats de cada país tenen la responsabilitat de determinar el que constitueix un document o còpia electrònica segons els requeriments publicats. La majoria de països accepten còpies digitals de factures emeses en paper, sempre que es garanteixin certs requeriments (autenticitat d'origen, integritat de contingut, llegibilitat i accessibilitat). Les mesures tècniques per complir aquests requisits varien d'un mercat a l'altre. Per ara, els països suportats per SAP CONCUR són el Japó, França i Espanya. El suport a països addicionals per convertir “paper en digital” està en desenvolupament per la direcció de producte de SAP Concur.

SAP CONCUR va ser reconegut com a software de digitalització homologat el juny de 2019 (normativa recollida principalment a l'article 7 de l'Ordre EHA 962/2007). Gràcies a això, actualment molts clients estan implementant SAP CONCUR a Espanya i el resultat està sent molt positiu. L'avantatge més gran detectat és l'automatització del procés de gestió tant per als administratius com per als usuaris, que no han d'emmagatzemar les còpies en paper. A més, valoren molt la reducció de temps de gestió, estalvi de costos en material i compliment amb la norma ISO 14001 de gestió ambiental.

Com funciona el procés de digitalització de factures?

Un cop s'ha entès què és i abans de prendre la decisió d'aquesta transformació, la majoria d'empreses es plantegen: com funciona?

1. Captura: Els usuaris agreguen els rebuts amb Cancur Expense o ExpenseIT
2. Confirmació: S'apliquen les regles locals de digitalització (conversió a PDF, metadades i signatura digital)
3. Arxiu: La còpia digital certificada s'ha creat amb el segell "certificada" un cop s'ha completat el procés.

El procés de digitalització automatitzat consisteix bàsicament en tres fases de tractament de document per assegurar la continuïtat perquè la imatge no pugui ser modificada: captura de la còpia digital, conformació de la còpia digital a les regles del mercat (digitalització) i arxiu de còpia en el sistema.

Per a Espanya, la solució garanteix la reproducció completa i exacta dels documents, detallada a continuació:

• Garantir que cap dada es perdi
• Format PDF o PDF/A-3 (ISO 19005-3)
• El fitxer convertit inclou una signatura electrònica basada en un certificat electrònic qualificat. El proveïdor del certificat ha d'utilitzar una llista de prestadors de serveis de confiança de la UE (EU TSL; EU Trust-Service List).
• Gravar la data de creació de la còpia electrònica i la identificació del document i l'homologació.
• Registre de les modificacions fetes al document posteriors a la conversió
• Cada document escanejat s'ha de guardar juntament amb un registre de dades que conté tots els camps necessaris per guardar en el llibre de logs de l'IVA.

En conclusió, podem afirmar que aquesta transformació afavorirà positivament nombrosos sectors de l'empresa gràcies a l'estalvi de costos, l'eliminació d'errors manuals, la comprovació automàtica de polítiques de despeses d'empresa i l'emmagatzematge de rebuts en paper entre d'altres.

Des de SEIDOR, t'ajudem a implementar SAP CONCUR i a digitalitzar les factures de l'empresa. Si ja ets usuari de SAP CONCUR, el camí encara és més fàcil, i des de Seidor et guiem perquè duguis a terme satisfactòriament la transició cap a aquesta meravellosa digitalització de la teva empresa.