Com planificar els teus inventaris de forma senzilla per cobrir la demanda

Els passos a seguir per planificar els teus inventaris de manera senzilla

La planificació de la demanda, o demand planning, és un element molt útil si el que vols és millorar els teus processos. Això és essencial perquè la majoria de les empreses tenen unes pautes previsibles.

No ens enganyem, tenir un inventari sobredimensionat és una despesa innecessària, tant en mercaderia com en manteniment. D'altra banda, tampoc et pots permetre la possibilitat d'una ruptura d'estocs. Això fa que hagis de realitzar una planificació realista.

El que passa és que, en molts casos, no hi ha una pauta de treball. I, per molt que es planifiqui, sempre hi ha un element d'imprevisibilitat. Això ha passat amb la pandèmia de la Covid-19 o amb esdeveniments inesperats. Sigui com sigui, i a llarg termini, els inventaris s'han d'ajustar a la demanda. Fer el contrari és malgastar recursos que es poden emprar en altres àmbits.

La idea bàsica, doncs, és planificar quin és el nivell just d'existències per facilitar les vendes i reduir els costos de manteniment. En definitiva, optimitzar la gestió de l'estoc.

Quins elements has de tenir present perquè els teus inventaris estiguin ajustats a la realitat? És bo que tinguis en compte tres qüestions que marquen la diferència:

1. Utilitza eines especialitzades

La informatització dels estocs ja no és un avantatge, sinó que no incorporar eines especialitzades suposa un cost d'oportunitat. Ser eficient en aquesta àrea és central per a la teva empresa.

Els ERP (Enterprise Resource Planning) estan dissenyats per a controlar tots els inputs i outputs del teu magatzem. I, el que és millor, pots monitoritzar el procés des de qualsevol tipus de dispositiu connectat. A més, pots activar mòduls diferents en funció del tipus d'activitat de la teva empresa.

Les solucions informàtiques et permeten realitzar una consulta en temps real, de manera que la comunicació entre departaments i treballadors serà més fluida. A més, és possible realitzar modificacions automàtiques, la qual cosa millora la qualitat de la informació que es rep. En definitiva, s'estalvia temps, diners i es redueix el marge d'error.

Per exemple, SAP Business One ofereix una funcionalitat específica per a la gestió d'estocs. Coneixeràs què tens en cada moment, els preus, balanços passats i tindràs l'opció de realitzar comandes.

2. Implanta una metodologia adaptada a la idiosincràsia de la teva empresa

La planificació d'estocs té a veure, molt, amb les característiques de cada empresa. I cal assenyalar que no sempre serveix la mateixa fórmula. Per prendre la decisió d'implementar una metodologia o una altra, tens dues pautes bàsiques:

Sistema Just in Time

El sistema "just in time", d'origen japonès, serveix per a empreses que fabriquin productes d'alt cost i valor afegit. Només tindràs el que és estrictament necessari per a la producció i és propi de empreses industrials. Aquesta és una opció per planificar el teu inventari en funció de la demanda, però es requereix d'una gran capacitat de coordinació i minimitzar els errors.

D'altra banda, aquesta planificació d'inventaris t'obligarà a treballar amb proveïdors de màxima confiança. Pensa que aquests no et poden fallar perquè, si no, tot l'esquema es desbarata. Encara que és un sistema molt exitós en sectors com l'automoció, cal saber implementar-lo bé.

Anàlisi ABC

D'altra banda, és possible que t'interessi realitzar grans compres perquè tens determinats pics de demanda. Aquesta és una realitat que es dóna en la campanya nadalenca i diverses empreses comercials o de retail augmenten els seus estocs pensant en aquest moment. Una bona manera de realitzar una planificació conscient i amb criteri és l'anomenada anàlisi ABC, que ordena els productes en funció del seu valor afegit i freqüència de venda.

En el primer cas, parlarem de productes d'alt valor amb baixa freqüència de venda (A). El segon cas és el dels productes de valor i freqüència de vendes mitjana (B). Finalment, es destacaran els productes de baix valor amb alta freqüència de venda (C). És evident que cada tipus de companyia tindrà un nivell de venda predominant de determinats productes.

Les possibilitats són diverses i, per tant, has de plantejar la teva planificació segons cada cas. Sigui com sigui, aquesta és una bona manera de donar ordre.

3. Comprova l'efectivitat de la teva gestió d'inventaris

L'efectivitat de la gestió dels inventaris s'ha de monitoritzar. No en va, has de pensar que aquesta és una forma de guanyar competitivitat.

L'ideal és que la gestió i planificació d'inventaris estigui relacionada amb exercicis anteriors. El Big Data proporciona avui un torrent d'informació que et permet conèixer els següents ítems:

● Vendes totals de l'exercici anterior. Aquesta és la magnitud més genèrica, però que dóna una idea general de la capacitat de magatzem que necessites.

● Inputs consumits durant l'exercici anterior.

● Fluxos generats durant el mes anterior o durant el mateix mes de l'exercici anterior. Aquesta magnitud té una importància decisiva, sobretot quan es tracta d'empreses amb una alta estacionalitat.

● Evolució d'inputs i outputs. En relació amb això, pots saber quant de temps està una mercaderia al teu magatzem. Seria possible, fins i tot, conèixer la despesa que es genera.

En definitiva, amb totes aquestes dades disposaràs d'una guia per realitzar una planificació conscient. Això et permetrà realitzar canvis sobre la marxa. I, encara que les possibilitats d'errors no arribaran a zero, sí que es van a minimitzar.

Conclusió

La planificació d'un inventari sota demanda és una premissa bàsica, però la implementació no ho és tant. Saber utilitzar l'eina adequada, la metodologia convenient i adaptar-se als canvis que apareguin és crucial. Per tant, la capacitat de gestió es converteix en clau.

Avui és possible planificar els teus inventaris de forma senzilla i garantint una gestió intel·ligent. Les eines de SEIDOR Business One estan adaptades a tota mena d'empreses. Tens dubtes sobre el programari que necessites? Contacta'ns!