Programari de finances: En què consisteix? ❘ 5 funcionalitats

Programari de finances: definició i les principals funcionalitats

La definició de programari de finances és la del programa de gestió que permet que facis les operacions de facturació, vendes i comptabilitat de la teva empresa. Cal assenyalar que existeixen nombroses opcions específiques per a les PIMES.

Quan parlem d'un programari de finances per fer factures, estem acostumats a la idea de la factura automàtica. I, en realitat, has de saber que aquest tipus de solucions van molt més enllà. Al final, es tracta d'eines integrals que et permeten fer múltiples operacions. A més, avui existeixen alternatives específiques per a empreses de diferents sectors, la qual cosa facilita la feina.

El cert és que, els programaris d'aquest tipus s'apliquen per a múltiples funcionalitats. Les més importants que cobreixen són les següents:

1. Configuració de les factures

El primer que has de saber és que aquest tipus de software et permet gestionar i configurar les factures automàticament, incloent tots els camps necessaris. Això permet que puguis disposar del document, enviar-lo al client i emmagatzemar-lo minimitzant el risc de pèrdues.

El software permet calcular els conceptes i, automàticament, incloure els descomptes, retencions i impostos que corresponguin. D'altra banda, s'inclouran, també, les dades de la teva empresa i les del client. Aquesta funcionalitat és la més coneguda perquè, evidentment, simplifica el procés. En general, les dades ja s'han introduït en un camp previ, i n'hi ha prou amb cobrir-los on correspongui.

Això sí, cal assenyalar que les factures poden ser de diversos formats. En primer lloc, existeix la factura convencional. D'altra banda, la factura simplificada, o tiquet (vàlid en alguns casos). Finalment, el pagament de rebuts. El que convé, en aquest cas, és que coneguis bé quin és el teu sector d'activitat per treure-li partit al software. Hi ha empreses que poden utilitzar indistintament els tres formats, mentre que altres només n'utilitzen un o dos.

Avui en dia, cal assenyalar que aquesta és la funcionalitat més bàsica d'aquest tipus de software. No obstant això, has d'assegurar-te que compleix amb el que busques de manera correcta.

2. Control de despeses i ingressos

El control de despeses i ingressos és una altra de les funcionalitats que té aquest programari. I afegim que és summament eficaç perquè tens dades ràpides de la situació patrimonial de la teva companyia.

La idea és que puguis realitzar un càlcul, ja sigui mensual, trimestral, semestral o anual. Aquestes dades, tant d'ingressos com de despeses, es poden interpretar en brut o en net. En definitiva, la clau és que et resulti molt més fàcil realitzar un control de les finances i comptabilitat, perquè aquí també es fan constar les factures que, efectivament, s'han cobrat. A més, també s'inclouran alarmes en cas que hi hagi alguna cosa pendent de cobrar.

Els balanços que es poden fer són extraoficials o oficials. Sigui com sigui, pots realitzar assentaments de manera directa i automàtica, tant per al balanç comptable com per al compte de pèrdues i guanys. En ambdós casos, es complirà amb el que obliga el Pla General de Comptabilitat de 2007.

3. Gestió de pagaments amb el banc

La gestió de pagaments i cobraments amb el banc es pot executar, també, a través d'un programari de finances. El motiu és que sol haver-hi una integració completa que et permet prendre decisions.

Estalviar temps i efectuar les operacions amb més facilitat és un dels aspectes que has de conèixer. Per exemple, en el cas que tinguis diversos comptes bancaris, aquesta és una de les bones maneres de centralitzar tota l'operativa. A més, també tindràs accés al saldo bancari de tots els comptes disponibles, cosa que et permet fer altres moviments. En conseqüència, si el que desitges és realitzar una gestió integral dels teus moviments bancaris, això facilita la feina.

És interessant, doncs, que sàpigues que aquesta funcionalitat la incorporen ja diversos programaris financers. I és especialment útil en les PIMES, ja que es simplifica molt la feina.

4. Informe de resultats amb un programari de finances

L'informe de resultats és molt interessant si el que vols és tenir una idea aproximada de com va el teu negoci. Ara bé, cal indicar que aquest informe pot incloure informació diversa.

En general, el document més conegut és el de pèrdues i beneficis en un període determinat. Però, també, pots fer aquest compte per saber quina ha estat la facturació d'un dia determinat o les vendes amb un client determinat. Depenent del tipus d'empresa, aquests informes seran diferents, tocaran dates o clients diferents. En època de Big Data i Intel·ligència Artificial (IA), disposar de tota aquesta informació et permet planificar amb criteri.

Per tant, l'informe de resultats és un altre dels complements que pots trobar en algunes solucions de programari de finances. La clau és que disposis de les dades suficients per, en el futur, prendre altres decisions.

5. Preparació de pressupostos

La preparació de pressupostos és una altra de les funcionalitats que són d'agrair quan s'utilitza aquest tipus de programari en comptabilitat. En aquests casos, l'execució es pot fer de dues maneres diferents.

La primera possibilitat que tens és la de simular un document de proforma, aclarint que no és oficial. No obstant això, una altra opció que inclouen aquestes solucions, i que recomanem, és la de crear un pressupost específic; això és bo per a les empreses de serveis, de manera que valdrà la pena que plantegis aquest tipus de solució. Moltes vegades, i sobretot per a operacions d'una certa quantia, és necessari proposar un pressupost al potencial client perquè aquest valori l'oferta.

Al final, es tracta que puguis adaptar la teva solució a les circumstàncies de la teva empresa. És bo, doncs, que ho tinguis en compte perquè, en determinades companyies, aquesta funcionalitat és molt important.

Conclusió

Els softwares financers són una solució molt interessant, i més encara si aquest compta amb les funcionalitats adequades. A SEIDOR trobaràs diverses opcions adaptades a diferents tipus d'empreses, tant de distribució com de fabricació o comercialització. Contacta'ns per saber-ne més!