Què és un ERP? Sistema de planificació de recursos empresarials

Què és i per a què serveix un ERP?

L'ERP (Enterprise Resource Planning) és un programari de planificació de recursos empresarials. Les funcionalitats són diverses, depenent de cada modalitat i de l'empresa que l'utilitzarà. És possible realitzar gestió d'inventaris, de documentació, comptabilitat, de proveïdors, de vendes, d'horaris i de traçabilitat de mercaderies, segons el cas i la companyia. Es tracta del cim de la digitalització en l'àmbit empresarial.

Per què implantar programari ERP a la teva empresa és necessari per tenir èxit

Implantar programari ERP en qualsevol empresa, gran o PIME, és necessari per tenir èxit per una qüestió de cost d'oportunitat; no fer-ho suposa partir en desavantatge. En una economia tan competitiva, convé reduir costos i aquesta eina contribueix a això. A més, consultar l'estat real del magatzem o inventari és fonamental per evitar trencaments d'estoc.

Per què canviar d'ERP

Hi ha diversos ERP amb diferents funcionalitats i una empresa pot canviar per diferents motius. En primer lloc, per incorporar noves funcions com la gestió i atenció dels clients (CRM) perquè el programari ha quedat obsolet. Una altra raó rellevant és que no tinguis un servei tècnic de qualitat. Finalment, pots canviar de dispositiu per raons de seguretat.

Quines són les característiques d'un ERP?

Les principals característiques d'un ERP són cinc. La primera d'elles és l'automatització en la captura de dades. El segon element distintiu és la seva estructura modular, que permet activar o desactivar funcions. La tercera característica és la capacitat de configuració. El quart element és la interacció entre mòduls i el cinquè és la centralització de dades.

L'ús d'un sistema per a la gestió de magatzems en les diferents indústries

L'ús d'un sistema per a la gestió de magatzems és un lloc comú en les indústries que han de comptar amb productes en estoc. Això passa en sectors tan diversos com el retail, moda i complements, alimentació, begudes i farmacèutiques. Aquest tipus d'accions són les que realitzen les eines de programari especialitzat com els ERP (Enterprise Resource Planning).

Els inconvenients que es troba una PIME sense tenir un ERP

Els inconvenients d'una PIME sense ERP són de tres classes. En primer lloc, d'organització, perquè la dispersió de la informació influeix negativament en el funcionament de l'empresa. El segon inconvenient de pes és que perdràs més temps a fer les mateixes funcions. En tercer lloc, et faltarà a mà informació per planificar i ser eficient en les teves accions.

Organització

La dispersió de dades és un problema que t'obliga a duplicar esforços o emprar més factor treball per aconseguir el mateix resultat. Avui és difícil que una empresa industrial no treballi amb un ERP perquè tendeix al caos. No et pots permetre cinquanta voltes per trobar alguna cosa perquè generarà disfuncions a la teva empresa, sobretot si tens diversos departaments.

Pèrdua de temps

No disposar d'un ERP et fa perdre temps perquè hauràs de fer més moviments per disposar de les dades necessàries. Això suposa, a la llarga, una manca d'eficiència professional que et fa menys competitiu. El temps és or i no et pots permetre perdre'l per trigar més a trobar alguna cosa.

Manca d'informació

En l'era del Big Data, comptar amb un ERP es fa imprescindible per disposar de les dades en temps real i prendre decisions racionals. Si no tens aquesta eina, aniràs un pas enrere dels teus competidors perquè no aprofitaràs el potencial de les dades. I això succeeix més enllà que la informació que tinguis sigui correcta; si és escassa, tens problemes.

Problemes que pot millorar la teva empresa amb un ERP

Les empreses que utilitzin un ERP podran millorar diversos problemes d'arrel. Tindràs més facilitat per controlar el teu estoc i reduir així les pèrdues o ineficiències. D'altra banda, podràs fer un seguiment de les teves vendes i compres, així com dels empleats, clients i proveïdors. A més, disposaràs de tota la informació centralitzada en un mateix sistema.

Beneficis que una solució de gestió empresarial aporta a l'empresa

Els avantatges d'implementar una solució de gestió empresarial a la teva empresa són diverses, encara que les més importants són l'estalvi de temps i de recursos per centralitzar la informació en un únic sistema. En qualsevol cas, es poden indicar els següents aspectes definitoris que marquen la diferència:

Aporta una visió general a la gestió de vendes

L'ús dels sistemes de gestió empresarial permet no només controlar les vendes, sinó fer estadístiques generals per a la gestió de vendes. Per tant, serà més fàcil conèixer quant vens en un determinat període i quins clients generen més valor al teu negoci, quantificant això en termes absoluts i relatius. A més, podràs fer comparatives amb altres anys.

Ajuda a planificar un inventari de forma senzilla

Els sistemes de gestió empresarial faciliten el control de tots els inputs i outputs de la companyia. Això suposa, per exemple, conèixer el flux de mercaderies o realitzar ràpidament un inventari. Al final, això servirà per planificar un inventari de forma senzilla a diverses setmanes o mesos vista. Anticipar-te et permetrà estalviar costos i optimitzar les teves inversions.

Estalvi de temps

La centralització de la informació suposa un estalvi de temps. Com que no cal buscar en diversos llocs, disposaràs de les dades en temps real. Això suposa, al final, que els teus treballadors disposaran de més temps per realitzar altres accions. I aquesta és una forma molt important de generar valor, ser més eficient amb els recursos humans, màxim en una PIME.

Estalvi econòmic

L'estalvi econòmic a llarg termini és un altre dels motius per implantar un ERP. Aquest efecte arriba a totes les vessants de l'empresa, des de les compres a les vendes, la gestió de personal o la documentació. No en va, la informació que proporciona aquesta eina permet ser més eficient. Aquest és el motiu últim que ha contribuït a generalitzar aquestes solucions.

Motius per organitzar una empresa amb un ERP

Les raons per organitzar una empresa amb un ERP són de tres tipus. La primera d'elles, millorar la comunicació entre les diferents àrees de l'empresa. El segon motiu és reduir el factor d'error humà associat a la falta de control de mercaderies. Finalment, cal indicar la capacitat que puguis realitzar una planificació empresarial millor i més racional.

La importància d'un ERP en una indústria de distribució

L'ús d'un ERP en una indústria de distribució és important per tres motius. En primer lloc, perquè pots gestionar directament el flux de mercaderies, la qual cosa és la base d'aquest negoci. El segon motiu és que realitzaràs la gestió de la documentació directament. Finalment, aquesta eina et serveix per realitzar un control financer de les companyies.

Software ERP amb CRM per a gestió de clients

El software ERP amb CRM per a gestió de clients és una eina que permet gestionar totes les teves interaccions amb els clients. Hi ha alguns ERPs que no tenen CRM, però el recomanable és que l'incorporis. En conseqüència, podràs saber al moment quines van ser les seves últimes compres, preus o les dades de contacte. Aquest mòdul és fonamental per a les PIMES.

Com gestionar un ERP per a empreses de distribució: amb quines companyies treballem

El software ERP pot ser per a empreses de distribució, producció, moda i complements, retail, alimentació i begudes i serveis. En cada cas, hi ha una solució específica perquè les problemàtiques també ho són i no sempre necessitaràs els mateixos mòduls. Per exemple, en una indústria de producció el magatzem és central, mentre que no ho és en altres sectors.

Les funcionalitats de SAP Business One

Els ERP tenen funcionalitats diverses que dependran dels mòduls que es vulguin activar. Sigui com sigui, el programari contempla la possibilitat de realitzar accions de Comptabilitat i Finances, Inventaris i Distribució, Manteniment (preventiu i correctiu), Informes i Administració, Vendes i Clients i, finalment, Compres i Operacions. Aquests mòduls poden funcionar integrats o per separat.

ERP gratuïts vs. ERP de pagament

Encara que existeixen eines gratuïtes i de pagament, hi ha diferències importants entre ambdues. Les aplicacions gratuïtes solen tenir menys funcionalitats i menys mòduls activats. Un ERP de pagament que treballi amb programari SAP proporciona una major versatilitat perquè està adaptat a tot tipus d'empreses. Si pots, utilitza un programari de pagament específic.

Planificació de la producció: La importància d'un ERP

La incorporació dels ERP's és fonamental si vols planificar amb criteri la teva producció i funcionament quotidians. En primer lloc, perquè sabràs el que tens en cada moment i els subministraments que necessites a la teva empresa. El segon motiu és que podràs fer comparatives amb anys anteriors, basant-te en els fluxos i la facturació, sent més efectiu.

Què és la gestió de vendes i per què és important

La resposta a què és la gestió de vendes és que engloba totes les accions administratives, organitzatives, d'implementació i comunicació relacionades amb el procés de venda. Aquest punt és fonamental perquè, sense una bona gestió de vendes, les possibilitats de tenir èxit empresarial es redueixen exponencialment. El programari corporatiu facilita una bona gestió.

Etapes de la implementació ERP

La implementació exitosa d'aquests dispositius requereix de cinc fases ineludibles. En primer lloc, una planificació sobre el que necessites i el producte que t'interessa. La segona fase és la de la migració del sistema des de l'anterior plataforma a la nova. Posteriorment, cal formar el personal. En quart lloc, cal posar en marxa el programari i, finalment, s'ha de realitzar un seguiment del seu funcionament.

Tipologies de mòduls ERP i característiques

Els mòduls ERP estan adaptats a les necessitats de cada empresa de forma independent. Les tipologies de mòduls ERP són quatre: sector logístic (per a les entrades i sortides de mercaderies i inventaris), finances (per a la comptabilitat i control de fluxos), gestió de recursos humans (personal i càlcul de nòmines) i funcions multiaplicacions (projectes).

Com funciona un ERP en la indústria alimentària, retail, i moda i serveis?

El funcionament dels ERP en cada indústria té la seva pròpia idiosincràsia i funcionalitat, tot i que sempre necessitarà d'una instal·lació pràctica i de formació per als empleats. Per això, sistemes com SAP ofereixen solucions específiques per a cada sector d'activitat professional. Aquests són els principals productes específics que pots trobar al mercat:

Indústria alimentària

La solució SAP Business One Alimentació està concebuda per a qualsevol empresa industrial del sector de l'alimentació. És possible controlar els magatzems, el funcionament de la fàbrica, els costos de producció, clients, vendes i altres processos. En definitiva, disposaràs d'un programari per millorar els teus ràtios de rendiment. També està especialitzada en altres àrees relacionades que fan que sigui un ERP idoni per a empreses de càtering o el sector horeca.

Venda al detall

Les empreses de retail compten amb la solució SAP Business One Retail. L'eina proporciona una solució integral per a la distribució minorista. Algunes de les funcions que realitza són la gestió de l'estoc, la comptabilitat, l'etiquetatge dels productes i la gestió comercial global. No en va, en la venda directa, l'estoc té una importància decisiva per als teus marges.

Moda i complements

La solució SAP Business One Moda és específica per al sector de moda i complements, i et permet realitzar una gestió vertical per productes, talles i colors. Pots importar informació d'Excel o processar-la automàticament, així com imprimir documents. Això et facilita adaptar-te als diferents canvis en els patrons de demanda del mercat.

Quan és el millor moment per comprar un ERP en una empresa?

La incorporació d'una eina d'automatització sempre és aconsellable per a la teva PYME, però el millor moment per comprar un ERP pot donar-se per dues raons. La primera, si experimentes un creixement significatiu de vendes o volum. El segon motiu de pes és si vols realitzar una reestructuració o reorganització dels teus departaments.

Quin és el preu d'incorporar un ERP per a una PIME?

El preu d'un ERP per a una PIME és variable, en funció del proveïdor. Per això, has d'escollir el proveïdor més adequat. Una xifra orientativa és la de 15.000 euros, com a base, per a una PIME. En funció de la complexitat de l'empresa, el preu pot augmentar perquè s'integren més mòduls. Existeixen solucions parcials per a microempreses que són gratuïtes, però resulten poc funcionals a partir d'un cert volum.

Incorporar un software de planificació de recursos empresarials és fonamental per a qualsevol empresa. A SEIDOR Business One trobaràs diverses opcions de software SAP per a producció, distribució i gestió dels serveis, així com eines adaptades a empreses de sectors diversos com el sector agrícola.